Você vive em correria, sem tempo para nada, apagando um incêndio atrás de outro? Tem se sentido exaurido mas acredita que não tem opção? Então me acompanhe através desse texto e encontrará ideias interessantes que poderá aplicar imediatamente à sua vida, mudando a sua rotina e ampliando a qualidade de vida.

Antes de falar diretamente sobre como fazer isso acontecer, é importante entendermos o momento em que vivemos e como isso está afetando todas as formas de relacionamento. Por isso apresento a seguir um breve contexto.

Há não muito tempo, no que se entende por era industrial, a padronização dos processos deu escala e era o meio de fazer mais com menos. Era também o meio de reduzir erros operacionais e alcançar padrões de qualidade. Para se alcançar maior produtividade, as empresas investiam em automação e em profissionais com conhecimento, experiência anterior e dedicação. E dessa forma, quanto mais se trabalhava, mais se aperfeiçoavam os processos, produtos e serviços. Era um mercado de trabalho onde a carreira tinha maior sequência e era construída acumulando conhecimentos da mesma área e áreas afins. De certa forma eram momentos de grande valorização e ascensão para os “especialistas” e os mais diplomados.

Com o advento da internet e grandes saltos na tecnologia da informação, a relação de como alcançar maior eficiência e produtividade modificou completamente. Vivemos numa era onde a informação é abundante assim como a “desinformação”. Os meios de aprendizagem se multiplicaram e não depende mais da formação tradicional, que não tem conseguido acompanhar a velocidade das novas necessidades do mercado. E observamos a mídia digital “fabricar” especialistas da noite para o dia, até porque se tornou fácil ser visto e produzir conhecimento. E chegamos ao grande desafio de ter informação de valor e altamente segmentada conforme o público. No entanto, o público se tornou muito melhor informado e com necessidades mais distintas.

Saímos da era de padronização para se ter escala, para uma era de diferenciação e criatividade para criação de valor, seja enquanto profissional ou enquanto empresa. Com isso, modifica-se também o conceito de produtividade, tornando “o melhor” mais importante do que “o mais”. 

Continua sendo importante fazer mais com menos, mas isso não basta. A tecnologia elevou a quantidade de informações que são processados, armazenados e disponibilizados. E como consequência, somos demandados a lidar com um volume absurdo, inimaginável há poucos anos. Ao mesmo tempo, aumentou-se a capacidade de controle das organizações e a comparabilidade entre a produtividade de diferentes profissionais.

Igualmente na vida social, podemos constatar uma nova realidade nas relações, onde é opcional a profundidade das relações, mas quase obrigatória conhecer cada vez mais pessoas e ter “prova social” da sua importância e sucesso. As redes sociais se proliferam e as pessoas são tentadas a participar de mais canais do que são capazes de administrar com qualidade. Todos podem ser acessados a qualquer hora e estimulados a responder. E com maior facilidade para se ter contato virtual, ameniza-se e até substitui a necessidade do contato presencial.

Nesse cenário reforça a necessidade de desenvolver a competência de estrategista para ter maior produtividade. Porque se continuarmos tentando fazer de tudo e cada vez mais, o que alcançaremos não será eficiência, mas ansiedade e estresse. A falta de clareza sobre o importante, leva a uma rotina de muito trabalho, muitas urgências, com risco de perda de qualidade e dedicação de tempo significativo para o que pode não ter importância.

Vamos deixar claro: ser ocupado nem sempre é ser produtivo! E o tempo não foi feito para caber tudo o que aparece. Você terá que fazer suas escolhas.

A perda de competitividade nas organizações não está relacionada à falta de volume de trabalho realizado. Está relacionada à falta de visão sobre o que é mais importante para se alcançar o que deseja e a falta de estratégia para canalizar a energia e a maior parte do tempo de seus colaboradores nessa direção. É uma nova era onde talvez o aprendizado mais importante seja que o “menos é mais”. Se você consegue distinguir as poucas tarefas que trarão maior impacto com os resultados organizacionais, você contribuirá mais do que estar trabalhando mais horas do que foi contratado e ainda não conseguir terminar a longa fila de tarefas que o esperam.

O mesmo acontece com a vida pessoal. Muito do que acostumamos a fazer não tem mais importância, mas continuamos fazendo sem parar para questionar qual a importância se não fizesse.  É necessário aprender a lidar com um volume impossível de caber no nosso dia e começarmos a distinguir o que é realmente importante para voltar a ter domínio sobre a própria vida. A produtividade passa a a ser decorrente da melhoria do nosso processo de escolha sobre o que fazer no tempo limitado que todos nós temos.

Hoje a vida é centrada em seletividade e criatividade para produzir melhores resultados.

Como você vive determina os seus resultados na vida!

A essa altura, se você ainda mantém o pensamento de que é refém da situação e que precisa continuar apagando incêndios… Preciso lhe perguntar: você é bombeiro ou gosta de apagar incêndios? Sim, porque se você é bombeiro, tem mais que apagar incêndios mesmo. Mas mesmo pessoas que não são bombeiros podem acabar construindo uma rotina de estresse por gostar da adrenalina que as urgências trazem. Em geral esse mecanismo não é consciente, mas mesmo assim acaba estabelecendo uma forma de trabalho que procrastina o importante até que vire urgente. E nesse bolo de atividades urgentes, até o que não é importante acaba ganhando o nosso reduzido tempo. E quanto mais incêndios apagamos, mais capazes nos sentimos. Mas isso vem com um custo na qualidade de vida e na produtividade.

Se você se encontra nessa situação onde não vê saída e se sente cada vez mais cansado; acredite, é possível mudar. Mas a mudança começa em si. E a primeira pergunta que você deve responder como sim: Quero abrir a mão de dessa adrenalina?

O livro “5 Escolhas – O caminho para uma produtividade extraordinária“, fala sobre o desenvolvimento de 3 capacidades, necessárias e complementares para uma produtividade pessoal extraordinária: 1) Decisões de Alto Valor; 2) Atenção Focada; 3) Alta Energia.

As decisões de Alto Valor são o ponto de partida para a produtividade. No mesmo livro é apresentado o processo pausar, esclarecer e decidir (PED), onde enfatiza a importância em não se limitar ao piloto automático, mas sim a decisões conscientes que agreguem valor à sua vida.

Para lhe ajudar a adotar uma rotina de decisões conscientes, experimente utilizar a seguinte pergunta antes de iniciar o dia: Se eu tiver tempo para concluir somente uma tarefa hoje, qual trará resultados mais importantes?

Para aumentar a eficiência no uso do seu tempo e decidir o que deve continuar na sua “fila”, experimente a seguinte sequência de perguntas que faço para os meus clientes:

• Tem que ser feito?
• Tem que ser feito por você?
• De que maneira deve ser feito? [Pense Simples!]

A Atenção Focada tem por base dois pontos críticos: a qualidade da atenção e a nossa capacidade em concentrar no importante em vez de reagir ao urgente. Algumas pessoas poderão precisar de treinar a qualidade de atenção e talvez as técnicas de Atenção Plena ou Mindfulness sejam muito úteis. Outras pessoas precisam desenvolver a capacidade de resistir à tentação do urgente. Nesse caso, o modelo da Matriz do Tempo do livro acima citado, vai lhe ampliar a consciência sobre o uso do seu tempo. Veja o quadro a seguir e faça uma rápida auto-avaliação sobre o uso efetivo do seu tempo. Distribua nos 4 quadrantes de forma a totalizar 100%. E reflita: Onde você está destinando a maior parte do seu tempo? O que isso diz sobre o seu modo de viver?

Ao ter uma Atenção Focada no que é mais importante, você desenvolverá o que eu gosto de chamar de “acabativas”. Os resultados na sua vida não vem do quanto você trabalhou, mas do que você finalizou e se tornou útil para alguém. Então abrir muitas frentes e estar sempre ocupado, não garante o reconhecimento. Para que você colha resultados na vida é preciso ter início-meio-fim. É preciso ter mais “acabativas”.

Por mais que as pessoas valorizem quem é esforçado, tenha em mente que o que produz resultado são as entregas. Onde você estiver, a sua capacidade de concluir com a necessária qualidade, determinará resultados para você.

Então quando tiver decidido algo importante a ser feito, faça todo o possível para manter o foco até finalizar. Com o tempo, terá desenvolvido a prática da disciplina em ter “acabativas”.

A terceira capacidade necessária para uma produtividade extraordinária é a Alta Energia. É muito bom trabalhar com pessoas assim, melhor ainda nós somos assim e sentimos constantemente energizados. Mas não é fácil manter a Alta Energia.

Para que se tenha uma alta energia, é preciso compreender que somos um sistema integrado e interdependente, onde reúne o corpo, a mente e as emoções. Para que esse conjunto funcione bem é preciso zelar com ações concretas e periódicas. É preciso ter saúde física e mental. E é preciso que o que você faz tenha sentido.

Se considerarmos a saúde, os médicos lhe dirão que é preciso se alimentar bem, dormir o suficiente e realizar exercícios físicos. E tudo isso é essencial, para que tenhamos o suficiente para ter energia. Mas a motivação é a mola propulsora de Alta Energia. Como ter energia destinando tempo a atividades sem sentido?

Talvez esse seja o maior desafio: escolher fazer o que tem sentido para você ou encontrar sentido no que você faz no seu dia-a-dia.

Tendo saúde e motivação, você alcança a Alta Energia e realizará o extraordinário! Porque nenhuma barreira será grande o suficiente para a sua vontade de realizar!

Agora você deve estar pensando: posso até me organizar, mas logo surge outra coisa urgente. Não sou eu, mas o chefe que me interrompe… As coisas vão aparecendo e bagunçam o que planejei.

Deixa eu esclarecer uma coisa: a fila anda! Isso mesmo. A vida é dinâmica e aparecem coisas mesmo. A capacidade em estabelecer prioridades e manter focado é um processo vivo. A cada possível incêndio, cabe perguntar: o que acontece se eu não resolver isso agora? E conscientemente fazer escolhas considerando o conjunto de atividades e colocando na frente o que você considera mais importante.

Observo nas organizações onde presto serviços, a necessidade crescente de atitude e pessoas que resolvam. Mas observo também alguns dilemas:

• Autonomia x Controle. Para que os colaboradores se tornem cada vez mais capazes de propor soluções e resolver problemas, é preciso ter maior autonomia. Igualmente para multiplicar resultados, a maior autonomia é crítica. Mas as organizações e especialmente os seus líderes temem que a autonomia não venha com responsabilidade e inteligência. Então buscam formas de controle, o que muitas vezes resulta na limitação da autonomia e consequentemente dos resultados.
• Processos x Criatividade. Quanto maior a empresa, maior necessidade em organizar e documentar seus processos. E o tempo parece trazer o esquecimento sobre os motivos que originaram determinado processo e quais benefícios se quer assegurar. É quando se torna burocrático demais. Quando tudo tem o jeito certo de fazer, o ambiente se torna hostil para a criatividade, um fator crítico para a inovação e competitividade das empresas. Então se por um lado a criatividade poderá consumir parte da energia em ações sem resultado, por outro lado é fonte de inovações, algumas muito significativas. Como harmonizar e conviver?
• Produtividade x Qualidade de Vida. Há um mito de que existe uma maneira certa de ter produtividade e que os colaboradores mais produtivos são os que mais priorizam o trabalho e não um balanceamento adequado com qualidade de vida. Então vamos começar dizendo o que sei que todos já sabem: as pessoas não são iguais e portanto serão produtivos em diferentes condições. E se não sentir que tem qualidade de vida, a organização pode até garantir a quantidade de horas de trabalho, mas não será capaz de assegurar a produtividade máxima. Pessoas exauridas se obrigam a trabalhar, mas o resultado não se compara a de pessoas altamente energizadas. Dar sentido ao trabalho a ser realizado é dever de todos os líderes. Mas é igualmente dever de cada, pois não importa o motivo pelo qual destina seu tempo, é o seu próprio tempo de vida! Faça valer a pena! Lembre-se que para alcançar ambas: produtividade e a qualidade de vida, a chave é o uso inteligente do seu tempo.

Nesse último ponto, convido o leitor a ampliar o olhar. A qualidade de vida com certeza não se restringe ao ambiente de trabalho. Teoricamente, todos querem qualidade de vida. Na prática, quantos fazem de tudo para ter qualidade de vida? Existe qualidade de vida se estivermos vivendo um conflito interno? Você já se percebeu dividido entre ficar com a filha que está lhe pedindo maior tempo e ir fazer um trabalho que está com prazo apertado? Cada situação mal resolvida divide a nossa atenção, reduzindo a produtividade. E não temos apenas um papel. Então como definir os mais importantes papéis que queremos ter e organizar a nossa hierarquia nesse momento de vida?

Sem a clareza do que realmente importa para nós em cada esfera de atuação, teremos dificuldade em estabelecer nossas prioridades e agir de forma a ser produtivo. Então observe a imagem abaixo.

Defina o que é importante para você em cada esfera. Estabeleça  que você não abre a mão. E sempre que se sentir dividido entre duas tarefas importantes. Negocie consigo e com quem é diretamente afetado. Você não precisa fazer tudo ao mesmo tempo. Ao encontrar uma solução para atender às várias tarefas importantes, você evitará viver em conflito interno. O que permitirá a Atenção Focada, que leva a produtividade ampliada.

Finalizo com a seguinte reflexão: Se você fosse mais produtivo, o que de importante muda na sua vida?

Se você encontrar uma resposta que faça sentido para o seu racional e igualmente faça o seu coração bater mais forte, então terá encontrado a mola propulsora para mudanças significativas na sua produtividade.

Recursos não faltam. O ponto de partida será a partir do que realmente importa para si e aceitar que o tempo é limitado e terá que fazer escolhas. Quanto mais praticar, mais suas escolhas serão sábias.

E quem sabe, no lugar de apagar incêndios, poderá ampliar espaço de tempo de qualidade para conviver com pessoas que você ama e aprender coisas novas que farão toda a diferença na sua vida e carreira?

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